Wat hij kan
Het merendeel van de telefoontjes gaat over openingstijden en prijzen. Dat beantwoordt hij meteen. Wat daarna komt hangt af van wat u koppelt.
Om te beginnen
Een AI-telefoonassistent neemt de telefoon van een bedrijf op en voert het gesprek zelf. Hij beantwoordt vragen over openingstijden, aanbod en prijzen, legt afspraken of reserveringen vast in het systeem van de zaak, en geeft door wat hij niet wist. Anders dan een voicemail of een antwoordservice helpt hij de beller direct, dag en nacht.
Het verschil met een gewone antwoordservice is wie er antwoord geeft. Een antwoordservice neemt een boodschap aan en belt u; een telefoonassistent kent uw openingstijden en uw kaart, en beantwoordt de vraag zelf. Wat hij niet weet, geeft hij wél door — zie de vergelijking.
Veelgesteld
Wie er antwoord geeft. Een antwoordservice neemt een boodschap aan en belt u daarover; een telefoonassistent kent uw openingstijden, uw aanbod en uw huisregels en beantwoordt de vraag zelf. Een antwoordservice rekent doorgaans per gesprek en werkt op kantooruren; een assistent rekent per minuut en neemt ook ’s nachts op.
Ja, en dat is verplicht: de EU AI Act (artikel 50) eist dat iemand weet dat hij met een AI-systeem praat, in een taal die hij begrijpt. Bij Telova staat die zin in de begroeting en is er geen instelling om hem uit te zetten. Spreekt de beller een andere taal, dan klinkt de mededeling opnieuw in die taal.
Ja. U schakelt uw huidige nummer door naar ons — dan blijft uw eigen nummer op uw briefpapier en in Google staan, en komt het gesprek bij de assistent uit. U krijgt geen nieuw nummer en er zijn geen papieren nodig, dus het werkt dezelfde dag.
Ja. Zonder koppeling beantwoordt hij alles wat u heeft ingevuld en neemt hij terugbelverzoeken op met naam, nummer en onderwerp. Dat is minder dan boeken en het is genoeg om geen beller meer mis te lopen — veel kleine zaken hebben helemaal geen systeem om aan te koppelen.
Het merendeel van de gesprekken gaat hierover, en het gaat het snelst.
Als er een systeem is dat hij mag raadplegen — welk systeem doet er niet toe.
Dit werkt ook zonder dat u iets gekoppeld heeft.
Inrichten
Elk onderwerp — openingstijden, prijzen, beschikbaarheid — richt u op één van drie manieren in. Door elkaar heen mag: uw openingstijden zelf ingetypt, uw prijzen uit uw systeem, en de vrije tijden tijdens het gesprek opgezocht.
Openingstijden, prijzen, huisregels, waar geparkeerd kan worden. Alles wat tijdens een gesprek niet verandert. U wijzigt het wanneer u wilt.
Geen wachttijd — hij weet het meteen
Staat uw menukaart, prijslijst of openingstijden al ergens? Dan halen we die er periodiek op, zodat u het maar op één plek bijhoudt.
Geen wachttijd — vooraf opgehaald
Vrije tijden, een bestaande reservering, of iets nog beschikbaar is. Alles wat per moment verschilt en dus niet vooraf klaar kan staan.
Ongeveer een seconde stilte per opzoeking
Talen
U hoeft niets in te stellen. Spreekt de beller Duits, dan gaat het gesprek verder in het Duits — en zegt hij daar opnieuw dat hij een AI-assistent is, want anders heeft die beller het wel gehoord maar niet begrepen.
Bijhouden
Elke week telt een model waar het spaak liep: welke vraag vaak gesteld werd zonder dat er een antwoord klaarstond, waar hij moest doorvragen, waar iemand afhaakte. U krijgt dat als een lijstje terug en vult aan wat u wilt.
Zo hoeft u niet vooraf te bedenken wat er gevraagd gaat worden — dat vertellen ze zelf, en na een maand weet hij het.
Staat standaard uit: er gaan gesprekken van uw bellers langs een taalmodel, en dat is een keuze die u maakt.
Koppelingen
Telova weet niets van reserveren, van kappersafspraken of van onderhoudsbeurten. Hij weet alleen wat u hem vertelt en wat hij bij u kan ophalen. Is er een adres waar uw systeem antwoord geeft, dan kan hij het gebruiken.
"Kijk of er nog een plek vrij is op deze datum." Wij maken daar een vaste opdracht van met een vast adres en vaste velden. U hoeft geen technische termen te kennen.
En geen enkele andere. Hij kan geen willekeurig adres aanroepen en niet iets proberen wat er niet staat — dat is niet alleen veiliger, het is ook waarom hij niet gaat improviseren.
Bij elke koppeling zit een knop die uw systeem echt aanroept en het antwoord laat zien. Zo hoort u niet pas dat er iets verkeerd staat als er een klant aan de lijn hangt.
Werkt u met VenueFlow? Dan ligt de koppeling al klaar. VenueFlow is het boekingssysteem van hetzelfde bedrijf, voor zaken met kamers, banen of sessies op tijdslot: Telova zoekt daar de vrije tijden op en legt de boeking vast terwijl de gast aan de lijn is. Meer over VenueFlow
Eén ding is het waard om te weten bij het bouwen: snelheid. Elke opzoeking tijdens een gesprek is een seconde stilte aan de lijn. Een adres dat binnen een halve seconde antwoordt houdt het gesprek lopend; een dat er drie nodig heeft, hoort de beller. Bouwt u er zelf een, maak hem dan smal — alleen de velden die de assistent uitspreekt, en geen zoekopdracht over uw hele database.
Ook als chat
Met een chatvenster op uw site of een eigen chatpagina beantwoordt dezelfde assistent ook getypte vragen, met dezelfde kennis en dezelfde koppelingen. Reserveren loopt daar via een knop naar uw eigen boekingspagina, en terugbellen via een formulier waarin de bezoeker zelf zijn nummer invult.
Vult u alles met de hand in, dan beantwoordt hij vragen en neemt hij terugbelverzoeken op. Minder dan vastleggen, en voor veel zaken precies genoeg. Er is geen koppeling nodig om te beginnen — die kan er later altijd bij.